Poste à pourvoir

Chef.fe de l’Unité de Coordination des événements – OMSA Siège Paris, France

PARIS

Contexte

L’Organisation mondiale de la santé animale (OMSA – fondée sous le nom d’OIE) est une organisation intergouvernementale de premier plan qui regroupe 183 membres dans le monde entier. Par ses activités, l’OMSA contribue de manière décisive à l’amélioration de la santé animale, à la protection du bien-être des animaux et au renforcement des services vétérinaires. L’Organisation fournit des informations transparentes sur la situation de la santé animale dans le monde et promeut des normes internationales, notamment en ce qui concerne la sécurité du commerce des animaux vivants et des produits d’origine animale. De plus amples informations sont disponibles sur le site web de l’OMSA. Rejoindre l’OMSA, c’est participer au développement de l’une des principales organisations internationales, reconnue et associée aux autres institutions multilatérales en matière de santé dans le monde. C’est contribuer à l’édification d’une approche globale de la santé au niveau mondial, réunissant santé animale et santé humaine dans le concept d’ « Une seule santé ». C’est rejoindre des équipes motivées par l’impact de leur action, le sens de leur engagement collectif et un professionnalisme reconnu dans leurs domaines de compétences respectifs. Le siège de l’OMSA est à Paris. L’Organisation est présente sur tous les continents par l’intermédiaire de 13 Représentations régionales et sous régionales. L’OMSA emploie 250 agents, dont deux tiers basés au siège. Le lieu d’exercice du présent poste est Paris.


Positionnement et rattachement

Sous l’autorité de la Directrice Générale et la supervision du Directeur Général Adjoint ( en charge des affaires institutionnelles et des activités régionales), et en étroite coordination avec les chefs d’autres départements/unités et représentations, le cas échéant.

Objectifs du poste
Le chef de l’unité de coordination des événements dirige une équipe de cinq personnes qui contribuent à la mise en œuvre et au bon déroulement des événements institutionnels et techniques de l’OMSA au niveau régional et mondial, en coordonnant, conformément aux procédures de l’OMSA, la planification, l’organisation, le déroulement et le suivi des événements. Il/elle est également chargé(e) de veiller à ce que les participants aux événements organisés par l’OMSA bénéficient d’une politique et d’arrangements de voyage sûrs, rentables et pratiques.
Nous sommes à la recherche d’un gestionnaire ayant une attitude positive pour renforcer et développer l’image de l’organisation, ainsi que les meilleures normes des organisations internationales. L’unité sera chargée de rechercher et d’obtenir des lieux, de planifier et de gérer le calendrier de nos événements, de proposer des spécifications techniques et des appels d’offres, de négocier des devis et des accords avec les fournisseurs, de contrôler les contrats, les délais et les budgets, d’établir des réseaux de spécialistes et de réaliser les objectifs du cahier des charges de l’événement.

Missions et activités
Apporter une contribution stratégique à la planification et à l’organisation des activités et des événements de l’OMSA.
• Soutenir la conception et la mise en œuvre d’initiatives stratégiques et définir la feuille de route de l’unité en fonction des objectifs de l’organisation.
• Participer aux réunions de gestion (CODIR)
• Rapport à la direction générale sur la mise en œuvre des activités
• Gérer les relations et coordonner/interagir avec une série de parties prenantes, y compris les collègues, les partenaires ressources, les membres, d’autres organisations et des parties externes telles que les prestataires de services.

Assurer le management de l’équipe de l’unité de coordination des événements
• Traduire les objectifs stratégiques en objectifs d’équipe et contrôler la performance collective.
• Favoriser un environnement de travail positif et productif en fournissant un retour d’information constructif.
• Motiver l’équipe et communiquer avec elle afin de transmettre les informations de manière continue verticalement et horizontalement au sein de l’organisation.
• Organiser et superviser les tâches afin d’assurer la réalisation des missions de l’équipe.
• Participer au processus de recrutement des membres du personnel ainsi qu’au développement des compétences du personnel et à l’évaluation annuelle des performances.
• Gérer, améliorer et, le cas échéant, identifier et formaliser les différentes procédures de l’unité.

Participer à la gestion et à la réalisation des missions de l’équipe et en assurer l’exécution.
• Promouvoir, planifier, coordonner et suivre la mise en œuvre des événements institutionnels et techniques de l’OMSA, en collaboration avec les autres départements / unités concernés de l’OMSA et les représentations régionales / sous-régionales de l’OMSA ;
o Organisation des événements de l’OMSA (session générale, conférences mondiales, conférences régionales et sous-régionales, webinaires et ateliers), y compris l’optimisation des coûts et la sélection des prestataires; ;
o Collaborer avec des organisations internationales, régionales et sous-régionales à l’organisation de conférences, de séminaires, d’ateliers et de réunions à l’échelle mondiale, régionale et sous-régionale et coordonner la production de documents ;
o Coordonner la fourniture d’une assistance logistique pour les déplacements des participants aux événements et missions techniques et institutionnelles de l’OMSA ;
o Négocier des devis et des accords avec les fournisseurs,
o Suivi des délais et des budgets.

• Représenter l’OMSA dans les conférences, séminaires, ateliers et réunions nationaux, régionaux et internationaux ;
o Mise en réseau avec des pairs à l’intérieur et à l’extérieur de l’entreprise
o Étudier les options permettant à l’OMSA de faire appel à des prestataires externes pour améliorer la gestion des conférences et des événements à l’ OMSA, en faisant appel à des spécialistes/experts dans ce domaine pour informer et former l’équipe et permettre le développement des services de gestion des conférences et des événements de l’ OMSA.

• Effectuer d’autres activités connexes confiées par la Directrice Générale et la supervision du Directeur Général Adjoint (en charge des affaires institutionnelles et des activités régionales), le cas échéant, dans le domaine de compétence du titulaire.

Qualifications et expérience
Qualifications requises
• Diplôme universitaire supérieur (maîtrise ou équivalent) dans le domaine de la gestion d’événements, des relations internationales, de l’administration des affaires, de l’hôtellerie, du marketing ou dans des domaines connexes ;
• Au moins dix (10) ans d’expérience professionnelle pertinente dans le domaine de la gestion d’événements, dont de préférence cinq (5) ans acquis au niveau international, soit directement, soit par externalisation auprès d’agences spécialisées ou d’autres organisations internationales ;
• Une bonne connaissance de la gouvernance et des missions des organisations internationales pourrait être un atout ;
• Expérience d’au moins 5 ans à un poste de management.Compétences attendues

Compétences techniques
• Excellente maîtrise de l’anglais et d’une ou deux autres langues officielles de l’OMSA (espagnol ou français), tant à l’écrit qu’à l’oral ;
• Organiser des séances de réflexions et mettre en œuvre des plans et des concepts d’événements ;
• Gestion du budget et de la facturation ;
• Assurer la liaison et la négociation avec les vendeurs ;
• Gestion de la logistique ;
• Connaissance des outils informatiques, y compris l’utilisation des logiciels/applications Microsoft Office.

Compétences interpersonnelles
• Excellentes compétences en matière d’encadrement et capacité à motiver et à développer les membres de l’équipe ;
• Excellentes aptitudes à la communication et aux relations interpersonnelles et capacité à entretenir des partenariats et des relations de travail efficaces dans un environnement multiculturel, en faisant preuve de sensibilité et de respect à l’égard de la diversité ;
• Faire preuve d’initiative, y compris la capacité de penser stratégiquement et d’obtenir des résultats ;
• Solides compétences organisationnelles et capacité à établir des plans et des priorités, à les coordonner efficacement et à en assurer le suivi ;
• Expérience avérée d’une approche orientée vers le client avec une capacité à développer/améliorer les procédures pour faciliter l’accès des clients aux services ;
• Capacité à travailler sous pression, à respecter les délais et à gérer efficacement des événements de grande envergure ;
• Souci du détail et capacité à avoir une vue d’ensemble ;
• Fort sens la confidentialité.

Conditions de travail
• Salaire : en fonction des qualifications et de l’expérience.
• Type de contrat : Personnel OMSA – Contrat à durée déterminée ;
• Durée du mandat : Deux (2) ans renouvelables ;
• Lieu : Siège de la OMSA 12 rue de Prony 75017 Paris, France.
• Il s’agit d’un poste à temps plein basé au siège de l’OMSA à Paris et nécessitant de longues heures en position assise devant un ordinateur. Il peut comporter des missions à l’étranger.

Informations générales
L’OMSA accorde une grande importance à un environnement de travail multiculturel et positif.
L’OMSA est un employeur qui prône l’égalité des chances et accueille les candidatures de tous les candidats qualifiés, indépendamment de leur origine ethnique, de leur sexe, de leurs opinions ou de leurs croyances.
Si vous êtes intéressé(e) par le poste, veuillez compléter votre candidature en ligne au plus tard le 15 novembre 2024.

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