Context

L’Organisation mondiale de la santé animale (OMSA – fondée sous le nom d’OIE) est une organisation intergouvernementale de premier plan représentant 183 Membres à travers le monde. Par ses activités, l’OMSA contribue de manière décisive à l’amélioration de la santé animale, à la protection du bien-être animal et au renforcement des Services vétérinaires. L’Organisation fournit des informations transparentes sur la situation sanitaire mondiale des animaux et promeut des normes internationales, notamment en matière de sécurité des échanges d’animaux vivants et de produits d’origine animale. Plus d’informations sont disponibles sur le site web de l’OMSA. Rejoindre l’OMSA, c’est participer au développement d’une organisation internationale reconnue et associée à d’autres institutions multilatérales dans le domaine de la santé mondiale. C’est contribuer à la construction d’une approche globale de la santé, combinant santé animale et santé humaine dans une approche « Une seule santé ». C’est rejoindre des équipes motivées par l’impact de leurs actions, le sens de leur engagement collectif et leur professionnalisme reconnu dans leurs domaines d’expertise. Le siège de l’OMSA est basé à Paris. L’Organisation est présente sur tous les continents à travers 13 Représentations régionales ou sous-régionales. L’OMSA compte 250 collaborateur·rice·s, dont deux tiers sont basés au siège. Ce poste est basé à Paris.

Description du poste

Positionnement et rattachement Le·la stagiaire travaillera en collaboration et sous la supervision du personnel concerné au sein de l’Events Coordination Department.

Objectif du poste Le/La stagiaire appuiera le Département de la coordination des événements (ECD) dans la préparation et la mise en œuvre harmonieuses des réunions et événements, en fournissant un soutien administratif, logistique et organisationnel. Ce poste contribue à assurer l’efficacité des processus de travail, la bonne gestion de la documentation et la coordination en temps opportun des activités liées aux événements. Le/La stagiaire participera à un large éventail de tâches facilitant le fonctionnement global du département.

Missions et activités 1. Support administratif – Assister dans les tâches administratives de base telles que la préparation de documents, le classement et la mise à jour des outils de suivi. – Aider à maintenir les ressources partagées et soutenir l’organisation des flux internes.   2. Tri et gestion des documents – Contribuer au tri, au renommage et à l’organisation des fichiers numériques et physiques selon les directives internes. – Participer à la structuration et à la mise à jour des dossiers partagés pour faciliter l’accès à l’information.   3. Support e-mails et communication – Surveiller les boîtes de réception liées aux événements, trier les messages entrants et rédiger des réponses simples. – Aider à préparer des modèles de communication et soutenir le partage cohérent des informations.   4. Support aux réunions – Assister dans la planification des réunions, la préparation des documents et la prise de notes. – Aider à la mise à jour des listes d’actions et assurer le suivi des points en attente.   5. Support aux achats et fournisseurs – Contribuer à la préparation des documents d’achat et à la collecte des devis. – Assurer le suivi auprès des fournisseurs pour les livraisons et services.   6. Support logistique pour les événements – Préparer les matériels (badges, documents, kits) et mettre à jour les listes de participant·e·s. – Soutenir la coordination logistique avant et pendant les événements, y compris l’assistance sur site si nécessaire. – Participer aux tâches post-événement telles que la collecte des retours et l’organisation des documents.     7. Appui à l’équipe Travel – Fournir un appui ponctuel à l’équipe chargée des voyages pendant les périodes de forte activité.   8. Contribution aux outils et processus internes – Contribuer à la mise à jour des calendriers, des outils de suivi et des dossiers partagés. – Participer à l’amélioration des modèles, des listes de contrôle et des procédures simples.   Note Cette liste de missions n’est pas exhaustive. Le·la stagiaire pourra se voir confier des tâches supplémentaires pour soutenir les opérations du département et contribuer aux activités en cours.

Compétences et expérience requises

Formation   Les candidat·e·s doivent répondre à l’un des critères suivants : – Être actuellement inscrit·e dans un programme académique post-gradué ; ou – Avoir obtenu un diplôme post-gradué ou équivalent il y a moins d’un an. – Domaine d’études : communication, événementiel ou école de commerce.   Compétences techniques   – Excellente maîtrise de l’anglais, à l’oral comme à l’écrit (capacité à présenter et informer des parties prenantes internes et externes en anglais). – Excellentes compétences en communication (orale, écrite, interpersonnelle). – À l’aise avec les logiciels de base pour créer et gérer des documents : Word, Excel, PowerPoint, Microsoft Teams, Zoom, OneDrive, SharePoint.   Langues supplémentaires   – La maîtrise du français et/ou de l’espagnol et/ou du russe et/ou du chinois est un atout.   Compétences techniques   – Forte orientation vers la production d’événements. – Organisation rigoureuse. – Capacité analytique : définition des problèmes et formulation des questions de recherche. – Résolution de problèmes.   Soft skills   – Capacité à travailler efficacement dans des délais courts, sous pression, et à gérer des situations imprévues sans difficulté. – Disponibilité et volonté d’exécuter toute tâche nécessaire à la bonne réalisation d’un événement. – Esprit d’initiative et approche proactive. – Intérêt marqué pour les activités, la mission et le mandat de l’OMSA. – Courtoisie, tact et aptitude à établir et maintenir de bonnes relations de travail dans un environnement multinational et multiculturel. – Attitude positive axée sur la recherche de solutions (« can-do attitude ») et capacité à travailler dans des délais serrés. – Aptitude à travailler efficacement au sein d’une équipe. – Capacité d’adaptation et flexibilité.   Ce poste peut nécessiter des tâches manuelles et des efforts physiques tels que porter des cartons lourds, déballer/reconditionner, installer du matériel informatique, passer plusieurs jours consécutifs sur un site, se déplacer entre différents niveaux via des escaliers, etc.

Informations complémentaires

Conditions de stage   Indemnité : 715 € par mois pour un temps plein (39h/semaine). Stage à temps plein basé à Paris, France. Début de stage : début septembre 2026 Durée maximale : 9 mois. Le·la stagiaire doit fournir une preuve d’affiliation à une assurance santé.

Informations générales L’OMSA accorde une grande importance à un environnement de travail multiculturel et positif. L’OMSA est un employeur garantissant l’égalité des chances et accueille toutes les candidatures qualifiées, indépendamment de l’origine, du genre, des opinions ou des croyances. Si vous êtes intéressé·e par ce poste, veuillez compléter votre candidature en ligne au plus tard le 15 Juillet 2026 Toutes les candidatures seront examinées après la date limite de dépôt des candidatures.   POSTULEZ ICI