Puesto a cubrir

Oficial Administrativo·a, EPRD – Sede de la OMSA – París, Francia

Paris
Contexto
La Organización Mundial de Sanidad Animal (OMSA – fundada como OIE) es una organización intergubernamental líder que representa a 183 Miembros en todo el mundo. A través de sus actividades, la OMSA contribuye de manera decisiva a mejorar la sanidad animal, proteger el bienestar animal y fortalecer los Servicios Veterinarios. La Organización proporciona información transparente sobre la situación sanitaria mundial de los animales y promueve normas internacionales, especialmente en lo que respecta a la seguridad del comercio de animales vivos y productos de origen animal. Más información está disponible en el sitio web de la OMSA.  

Unirse a la OMSA significa participar en el desarrollo de una de las principales organizaciones internacionales, reconocida y asociada con otras instituciones multilaterales en el ámbito de la salud mundial. Significa contribuir a la construcción de un enfoque global de la salud, combinando la salud animal y humana en un enfoque « Una sola salud ».  

El Departamento de Preparación para Emergencias y Resiliencia (EPRD, por sus siglas en inglés) forma parte de la Dirección General encargada del Marco Global y del Fortalecimiento de Capacidades de la Organización Mundial de Sanidad Animal. El Departamento contribuye al desarrollo de marcos internacionales destinados a mitigar de manera sostenible las amenazas biológicas que pueden derivarse de: fenómenos naturales, como la invasión de hábitats de la fauna silvestre o los desastres; accidentes de laboratorio; o la manipulación o liberación deliberada de agentes patógenos. Asimismo, proporciona orientación estratégica para el desarrollo de enfoques integrados de gestión de emergencias, supervisando el desarrollo de iniciativas destinadas a fortalecer las capacidades y la sostenibilidad de los laboratorios, y promoviendo un enfoque de Una sola salud en la gestión de los riesgos para la sanidad animal, incluida la salud de la fauna silvestre. Por último, contribuye al desarrollo y la aplicación de las normas y directrices de la OMSA relacionadas con estos ámbitos y con las enfermedades animales, incluidas aquellas que afectan a la fauna silvestre.
Descripción del puesto
Posicionamiento y dependencia jerárquica

Bajo la autoridad y supervisión directa de la/el Jefa/e del Departamento de Preparación para Emergencias y Resiliencia.
Objetivos del puesto

La/El Oficial Administrativo/a trabaja en estrecha colaboración con los miembros del Departamento para gestionar y apoyar el funcionamiento administrativo cotidiano de sus actividades, actuando como enlace con el resto de la Organización y con partes interesadas externas para garantizar la adecuada coordinación de las actividades. Asimismo, contribuye a la coordinación del flujo de información dentro del Departamento y brinda apoyo a los procesos administrativos. La/El titular del puesto es responsable de proporcionar apoyo logístico para la organización y coordinación de reuniones, talleres y otros eventos gestionados por el EPRD, tanto presenciales como virtuales. También aportará su experiencia en gestión del conocimiento para contribuir al desarrollo de sistemas internos de intercambio de conocimientos, gestión documental y comunicación eficaz dentro del equipo.
Misiones y actividades  

Proporcionar apoyo administrativo general a las actividades del equipo del EPRD
– Gestionar los componentes administrativos de los proyectos del EPRD, en coordinación con las/los responsables y oficiales de proyecto, y brindarles apoyo en los procesos administrativos relacionados con proveedores externos (gestión administrativa de contratos y subvenciones);
– Proporcionar orientación al equipo en materia de procedimientos administrativos y participar en su revisión y mejora;
– Apoyar el intercambio de información y el aprendizaje dentro del equipo;
– Apoyar la planificación y el seguimiento de las actividades del equipo y elaborar cuadros de mando actualizados cuando sea necesario;
– Gestionar y actualizar las bases de datos (contactos, informes, misiones, proyectos), así como las páginas de Intranet, Extranet e Internet relacionadas con el EPRD;
– Gestionar el archivo, la digitalización y la conservación de documentos administrativos y técnicos, y actualizar periódicamente los registros correspondientes;
– Apoyar el desarrollo y la aplicación de normas de gestión para el almacenamiento en la nube del equipo (estructura, armonización y clasificación);
– Apoyar la tramitación de las órdenes de misión del personal del EPRD y la gestión administrativa de las solicitudes de reembolso de gastos;
– Gestionar los suministros de oficina y las existencias del equipo.  

Asistir en la gestión logística de eventos (por ejemplo, capacitaciones, talleres y grupos ad hoc)
– Dar seguimiento y actualizar el calendario de eventos presenciales y virtuales del Departamento;
– Actuar como enlace con las partes interesadas pertinentes, incluido el personal de la Sede y de las regiones, las/los Delegada/os, experta/os y participantes;
– Apoyar la organización logística de eventos presenciales y virtuales, incluyendo la redacción y/o coordinación de invitaciones y documentación, la gestión de inscripciones, la reserva de salas y preparación de equipos, la gestión de videoconferencias y seminarios web, la contratación de intérpretes y la gestión de proveedores de servicios de catering, en coordinación con los departamentos pertinentes de la OMSA, así como la gestión de solicitudes de viaje y reembolsos de gastos;
– Participar en la recopilación de información y en la redacción de informes sobre los resultados y la evaluación de las reuniones.  

Brindar apoyo en la preparación de documentos técnicos
– Apoyar la preparación, archivo y difusión de correspondencia oficial e informes de misión y de reuniones, en particular en lo relativo a: la revisión y edición de documentos de trabajo, cartas e informes; el formato y la difusión de informes de reuniones o misiones; el formato de presentaciones, documentos de trabajo y documentos de referencia;
– Traducir o participar y coordinar la traducción de cartas, informes y otros documentos pertinentes;
– Organizar la traducción, corrección de estilo, diseño e impresión de documentos por parte de proveedores externos y garantizar el control de calidad de dichos servicios.  

Gestión del conocimiento y seguimiento
– Sintetizar por escrito los procedimientos relacionados con las actividades del equipo (por ejemplo, sistema de gestión de incidentes y secretarías técnicas);
– Apoyar el cumplimiento por parte del EPRD de los requisitos relativos a la protección de datos personales (RGPD de la Unión Europea);
– Contribuir a la actualización de la base de datos de Gestión de Relaciones con Clientes (CRM) de la OMSA, incluida la coordinación con experta/os y otras partes interesadas para actualizar la información de contacto;
– Apoyar al equipo en la recopilación de datos e información necesarios para cumplir con los indicadores establecidos para los distintos indicadores de desempeño relacionados con los proyectos, el seguimiento de los planes de actividades y la actualización de los cuadros de mando;
– Coordinarse con otros departamentos para garantizar el cumplimiento de los requisitos institucionales en materia de archivo y gestión documental.  

La/El Jefa/e del Departamento podrá, cuando sea necesario, asignar a la persona titular del puesto cualquier otra función que se encuentre dentro de su ámbito de competencia.  
Requisitos
Cualificaciones y experiencia

Cualificaciones requeridas  
– Título universitario de grado o título en administración, humanidades o en cualquier otro campo pertinente;
– Al menos tres (3) años de experiencia profesional en asistencia administrativa y gestión administrativa de proyectos, preferentemente en un entorno con exposición internacional.    

Habilidades requeridas  

Habilidades técnicas  
– Sólidas competencias informáticas en el entorno Microsoft (incluyendo Word, Excel, PowerPoint, SharePoint, Teams y Outlook), así como en el uso de hojas de cálculo y bases de datos;
– Excelente dominio de plataformas de videoconferencia y seminarios web basadas en Internet (por ejemplo, Zoom, MS Teams, Cisco Webex, etc.);
– Experiencia en gestión administrativa de proyectos, especialmente en materia de contratación, control presupuestario, elaboración de informes y seguimiento;
– Gestión de contenidos web (sistemas estándar de gestión de contenidos, como WordPress);
– Conocimientos en gestión del conocimiento y aprendizaje organizacional; Excelentes capacidades de revisión y edición de documentos;
– Excelente dominio del inglés, tanto oral como escrito;
– Buen dominio de una segunda lengua oficial de la OMSA (francés o español), así como disposición para perfeccionarla;
– Se valorará el dominio de una tercera lengua oficial de la OMSA (francés o español).  

Habilidades interpersonales  
– Disposición y capacidad para adquirir nuevas competencias, asumir una variedad de tareas y solicitar apoyo cuando sea necesario;
– Excelentes habilidades de comunicación; Precisión y gran atención al detalle;
– Capacidad para resolver problemas y adaptarse a nuevas situaciones;
– Disposición y capacidad para trabajar en un entorno multicultural, con sensibilidad y respeto hacia la diversidad;
– Capacidad organizativa demostrada y habilidad para gestionar el trabajo de manera eficiente y oportuna, estableciendo prioridades y cumpliendo los plazos establecidos;
– Espíritu de equipo, capacidad para adaptarse a diferentes estilos de trabajo y para trabajar eficazmente bajo presión;
– Capacidad para trabajar de forma autónoma y asumir plenamente la responsabilidad de las tareas asignadas.    
Información adicional  
Condiciones de trabajo

Puesto a tiempo completo en la sede de la OMSA en París, que implica misiones regulares en el extranjero. Requiere pasar muchas horas sentado frente al ordenador.
Salario: el salario mensual oscila entre 2 200 EUR brutos y 2 400 EUR brutos, en función de la experiencia y las cualificaciones, con prestaciones complementarias sujetas a elegibilidad. El salario está exento del impuesto sobre la renta en Francia.
Tipo de contrato: Personal de la OMSA– Contrato de duración determinada.
Duración: Tres (3) años, renovable.
Fecha de inicio: tercer/cuarto trimestre de 2026.
Lugar: Sede de la OMSA, 12 rue de Prony, 75017 París, Francia.
Información general

La OMSA valora altamente un entorno de trabajo multicultural y positivo.

La OMSA es una organización que ofrece igualdad de oportunidades y acoge a todos los candidatos cualificados, independientemente de su origen, género, opiniones o creencias. 

Si está interesado/a en el puesto, por favor complete su solicitud en línea a más tardar el 4 de Septiembre de 2026.

Todas las candidaturas serán revisadas después de la fecha de cierre de la publicación.  

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